Informationen für Techniker
Einführung
Aus über 10 Jahren Erfahrung in der Migration von papierbasierten Ablaufprozessen in die neuen Medien haben sich einige Überlegungen kristallisiert, die sich fundamental auf die Entwicklungsstrategie der FJD Plattformen auswirken.
Das nachfolgende Dokument ist eine Einführung in diese Überlegungen. Es ist auch der theoretische Beweis für die Richtigkeit unserer Vorgehensweise.
Die Anatomie von Ablaufprozessen
Das Herz eines Ablaufprozesses bilden atomare Informationseinheiten - die Daten. Ihre Erfassung erfolgt heute über Dialoge oder Formulare. Dabei wird Validierungslogik zur Maximierung der Datenqualität eingesetzt.
Die Daten werden im Ablaufprozess mehrfach in verschiedenen Ansichten oder Dokumentformen benötigt. Zu nennen sind hier fünf Hauptformen:
- Die interaktive Darstellung zur Manipulation durch einen Menschen (Humankontext)
- Die maschinelle Darstellung zur Manipulation durch Prozesslogik (Prozesskontext)
- Die gedruckte Darstellung zur traditionellen Verwendung (Papierkontext)
- Die elektronisch transportable Darstellung zur Weiterleitung an einen arbiträren Empfänger ohne technische Voraussetzungen. (Transportkontext)
- Die speicherbare Darstellung zur Revisionssicherung und Langzeitarchivierung. (Archivkontext)
Die Automatisierung von Ablaufprozessen beschäftigt sich überwiegend mit der Kondensierung von Fachwissen in Fachlogik und der Präsentation von Daten in einer der vorgenannten Formen.
"Ist" Zustand
Der Humankontext wird derzeit oft über Webservices in HTML Seiten abgebildet. Für den Prozesskontext werden die Daten zumeist an die Datenbank zurückgegeben und dazu entsprechend gewandelt.
Der Papierkontext erfolgt im Server durch eine aufwendige Rücktransformation der Daten in einen Dokumentkontext. Dieser wird dann unter Zuhilfenahme von Sekundärapplikationen wie z.B. PDF/Acrobat eingesehen und ausgedruckt. Auf ähnlichem Weg erfolgt die Abbildung in den Transportkontext.
Der Archivkontext erfolgt durch Scannen der Dokumente und / oder durch Ablage von anderen Formaten.
Diskussion
Die Abbildung von Daten in einen HTML Kontext wie z.B. Java Server Pages verschlingt gewaltige Entwicklungskosten und ist nicht automatisierbar, da die Verbindung mit Ausfüllhilfen und juristischem Kontext eine fachlich/redaktionelle Leistung darstellt. Dieser Verguß ist ein vorprogrammiertes Dauerproblem, denn Änderungen fachlicher Rahmenbedingungen sind der natürliche Feind hochintegrierter Logiken. Zeitnahe Anpassungen in diesem Bereich setzen zudem eine vollständige automatisierte Qualitätssicherung voraus, deren Erstellung teuerer wäre als das gesamte Projekt. Eine Abbildung der dem Anwender bekannten Formularformate ist nur schwer möglich. Validierungslogik existiert zumeist nur serverseitig, d.H. der Anwender muss seine Eingaben absenden, um ein Feedback über die Qualität seiner Daten zu erhalten.
Die Bereitstellung im Papierkontext ist eines der Hauptprobleme in Ablaufprozessen und mündet oft in schlechten Kompromisslösungen. Entsprechend hinterlassen selbst die von großen Unternehmen im Internet bereitgestellten Buchungsbestätigungen und Vertragsvorlagen bei den Kunden selten ein repräsentatives Bild. Die Standardvorgehensweise präjudiziert aus der Not fehlender Alternativen PDF als das Mittel zum Zweck. Dies ist dahingehend naheliegend, da Adobe durch die flächendeckende Verbreitung des Acrobat Readers als einziges Verfahren gute Druckergebnisse verspricht. Die Erstellung dieser Dokumente ist jedoch aus Automatisierungssicht eine echte Crux, da das Format eher eine Druckersprache als ein Dokumentformat ist. Dynamisches Clustering und Konglomerierung von existenten Dokumenten mit freien Bereichen scheiden ohnehin aus.
Adobe hat dieses Problem durchaus erkannt, aber der nahtlose Übergang zu einem offenen flexiblen Format gefährdet alle Investitionen in die kostenfreie Viewerstrategie. So werden die Anwender nun sanft aber zunehmend mit Werbung oder Funktionseinschränkungen in die Lizenzierung gedrückt.
Prozessobjekte und Kompetenzkapseln
Prozessobjekte sind in den oben geschilderten Szenarien vertikal über verschiedene Orte verteilt und existieren damit nicht als Entität. Vorausgesetzt, dass eine vertikale Spaltung der Prozesslogik in einzelne Entitäten möglich ist, sollten alle beteiligten Komponenten zu einer "Kompetenzkapsel" zusammengezogen werden. Diese enthält dann:
- Alle für den Prozess relevanten Daten oder eine entsprechende Zugriffsmöglichkeit.
- Alle für den Prozess relevanten Dokumente und Dokumentkontexte (-hüllen)
- Die gesamte für den Prozess notwendige Fachlogik
- Alle für den Übergang in andere Kontexte notwendige Logik
- Die für den Humankontext notwendige Manipulationslogik.
- Die gesamte Datenvalidierungs- und Plausibilisierungslogik.
Ziel dieser Vorgehensweise ist es, den Prozess zu jeder Zeit an jedem Ort ohne weitere Voraussetzungen menschlich oder maschinell bearbeiten zu können.
Ein durchgängiges Datenformat
Vordringlich ist die Eliminierung des hohen Anteils von Konvertierungs- und Einbettungslogik. Dazu wird ein durchgängig einheitliches Format für Daten, Logik und Dokumente benötigt das die folgenden Eigenschaften aufweist:
- Es muss vollständig Plattformunabhängig sein.
- Es muss mit allen Elementen maschinell bearbeitbar sein. Die dafür notwendige Zugriffsschicht soll so dünn und allgemein sein wie möglich.
- Es muss beliebig ohne Umwandlung aber beschränkbar durch einen Menschen bearbeitbar sein.
- Es muss sowohl Daten wie auch Layoutinformationen transportieren.
- Es muss beliebig ohne Umwandlung und ohne Qualitätsverlust als Papierdokument reproduzierbar sein
- Es muss beliebig mit anderen Einheiten zusammenfügbar oder von größeren Einheiten abteilbar sein
- Es muss in allen Umgebungen und auf allen Plattformen ohne proprietäre Technologie zugrifflich sein.
- Es muss auch nach einer Archivierungszeit von 30 Jahren mit eigenen Mitteln zugrifflich sein.
- Es muss strukturell definiert und darauf verifizierbar sein.
- Es muss eine beliebige Menge von Fachlogik transportieren und interpretieren können
- Es darf keine proprietären Maße, Einheiten oder Bezeichner enthalten.
- Es muss selbsterklärend sein.
FJD hat mit dem Cirali® XML Dokumentformat ein Modell realisiert, dass die vorgenannten Anforderungen vollständig erfüllt. Die weiteren Vorteile sind anderweitig ausreichend dokumentiert und würden den Rahmen dieser Betrachtungen sprengen.
Das Format bildet die Grundlage für die Cirali® Process Accelerator Suite. Innerhalb seiner Darstellung sind die Grenzen zwischen Layout und Daten verschwunden ohne jedoch die einfache Trennbarkeit beider Komponenten zu kompromittieren.
Das Dokumentformat bleibt von der Ersterfassung bis zur endgültigen Archivierung konstant. Konvertierte Darstellungen können im jeweiligen Kontext bedarfsweise schnell und einfach erstellt werden. Somit können alle beteiligten "Bearbeiter" auf den Prozess im Rahmen ihrer Rechte zugreifen.