EFAST: Die Plattform für digitale Verwaltung

1. 01 Antragserstellung KI-Highlight Aus einem Papier- oder PDF-Formular wird ein standardkonformer Online-Dienst, KI-gestützt erstellt und übersetzt.

   

   KI-gestützte Antragserstellung. Bestehende Formulare, Scans und selbst Skizzen werden automatisch erkannt und in die Struktur des Standards FIM (XDatenfelder) überführt. Was dann noch anzupassen ist, erledigen Sie im Editor per Click & Drop. Logik- und Prüfregeln entstehen ohne Programmierung, die Live-Vorschau zeigt jederzeit, wie der Antrag für Antragstellende aussieht.

   KI-Antragsübersetzung. Fertige Anträge übersetzen Sie in zahlreiche Sprachen, zukünftig direkt im Editor. Das spart externe Übersetzungsaufträge und die doppelte Pflege der Inhalte.

   Das Ergebnis: Ein Verfahren wird digitalisiert, ohne dass daraus ein IT-Projekt wird.

2. 02 Nachnutzung von Anträgen Einmal erstellt, von allen nutzbar, ohne Zusatzkosten.

   

   Jeder mit EFAST erstellte Antrag wird in einer zentralen Bibliothek bereitgestellt und ist nutzbar. Das Prinzip „Einer für Alle“. Andere Verwaltungen beziehen ihn ohne Zusatzkosten. Wer einen bezogenen Antrag an eigene Bedürfnisse anpassen möchte, kann das tun. Anträge, die nicht geteilt werden sollen, werden als privat markiert.

   Das Ergebnis: Niemand zahlt zweimal für dasselbe Verfahren.

3. 03 Antragsbereitstellung Mit wenigen Klicks live: Zustellweg, Bezahlung, Anmeldung und Schriftform sind Einstellungen, keine Projekte.

   

   Vor dem Livegang legen Sie fest, wie der Antrag arbeiten soll: über welchen Weg die Daten zugestellt werden, ob und wie Gebühren erhoben werden, mit welchem Vertrauensniveau sich Antragstellende anmelden und ob eine Unterschrift erforderlich ist. Anschließend wird der Dienst bereitgestellt und von Ihnen im Zuständigkeitsfinder referenziert, damit er dort gefunden wird, wo Bürgerinnen und Bürger suchen.

   Für die Anmeldung sind die BundID und Mein Unternehmenskonto eingebunden, für die Unterschrift die qualifizierte elektronische Signatur mit Echtheitsprüfung per QR-Code, für Gebühren die Standards XBezahldienste, pmPayment und ePayBL samt automatischer Quittung.

   Das Ergebnis: In drei Schritten zum fertigen Onlinedienst. Authentifizierungsniveau, Zustellweg und Verarbeitungsverzeichnis festlegen, fertig.

4. 04 Beantragung durch Bürgerinnen und Bürger KI-Antragsfinder Die passende Leistung in Alltagssprache finden und auf jedem Gerät beantragen.

   

   KI-Antragsfinder
   Er versteht, was jemand meint, statt auf das richtige Stichwort zu warten: Er erkennt die Absicht hinter einer Formulierung, stellt bei Bedarf Rückfragen, bleibt dabei im Gesprächszusammenhang und erklärt das Ergebnis verständlich, auch in anderen Sprachen. Damit endet das Raten von Amtsbegriffen.

   Beantragt wird dann so, wie es den Bürgerinnen und Bürgern liegt: als klassischer Online-Antrag, im Dialog mit der KI-Ausfüllhilfe oder in einer Kombination aus beidem. Die Ausfüllhilfe übersetzt dabei Verwaltungssprache, beantwortet Fragen zu Nachweisen und hilft bei Formulierungen. Vollständigkeitsprüfung und eine Zusammenfassung vor dem Absenden sorgen für vollständige Anträge, Unterlagen lassen sich später nachreichen. Alles läuft mobil und barrierefrei im Browser, Ende-zu-Ende verschlüsselt; bei der Hochsicherheitserfassung bleiben die Daten während der Eingabe im Browser der Antragstellenden.

   Das Ergebnis: weniger Abbrüche, weniger Rückfragen, vollständige Anträge ab der ersten Sekunde.

5. 05 Antragsbearbeitung für Sachbearbeiter Vom Antragseingang über die Prüfung bis zum Bescheid.

   

   Eingehende Anträge landen im EFAST-internen Behördenpostfach und können dort gefiltert, zugewiesen, bearbeitet und als Bescheid digital zugestellt werden. Über eine Schnittstelle lässt sich der Arbeitsplatz um eigene Erweiterungen ergänzen.

   KI in der Sachbearbeitung. Daran arbeiten wir: Zukünftig soll die fachliche Arbeit durch KI-Modelle unterstützt werden, die auf den jeweiligen Rechtsbereich trainiert und kuratiert sind, damit nur geprüfte fachliche Information zur Anwendung kommt. Ebenso an der KI-Vorprüfung, die einen Antrag vorab prüft und eine Empfehlung samt Begründung liefert. Die Entscheidung bleibt in jedem Fall bei der Behörde.

   Das Ergebnis: ein durchgängig digitaler Weg vom Antragseingang bis zum Bescheid.

6. 06 Datenübergabe an Fachverfahren und Register Antragsdaten fließen dorthin, wo weitergearbeitet wird.

   Die Daten werden sicher über FIT-Connect und XTA/OSCI übertragen und automatisch an die zuständige Stelle geroutet. Bestehende Fachverfahren werden angebunden.

   Registeranbindung NOOTS Demnächst verfügbar
   Über NOOTS lassen sich Anträge in Zukunft mit bereits bekannten Daten vorbefüllen. Nach dem Once-Only-Prinzip fragt die Verwaltung nur noch, was sie nicht schon weiß. Davon haben beide Seiten etwas: Bürgerinnen und Bürger geben nichts zweimal an, die Behörde erhält vollständigere Anträge mit bereits geprüften und eindeutigen Daten, hat weniger Rückfragen und spart Zeit. Auch die Weitergabe an beteiligte Stellen wird einfacher, etwa an Schufa, Bauamt oder Feuerwehr.

   Das Ergebnis: weniger Doppelerfassung und geprüfte Daten dort, wo weitergearbeitet wird.

Weniger Aufwand für die Behörde, erleichtertes Arbeiten für die Bürgerinnen und Bürger. Digitalisierung, die sofort spürbar funktioniert.